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Règles relatives à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par Retraite Plus
1. Contexte et cadre juridique
Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit règlement général sur la protection des données (RGPD), définit le cadre juridique du traitement des données à caractère personnel.
Dans ce contexte, nous présentons les dispositions permettant de se conformer à ce règlement conformément à ses exigences. En effet, Places Senior gère des données à caractère personnel dans le cadre de son activité, qui consiste principalement à assister les personnes âgées ou leurs proches dans la recherche d'une résidence approprié ou de Services Domiciliaires.
2. Éléments relatifs à notre application de la réglementation
Les éléments suivants concernent la gestion des données personnelles, conformément au règlement :
Les coordonnées du délégué à la protection des données : Places Senior
Les finalités du traitement des données :
Collationner les demandes d'aide au choix de résidence ou de Services à domicile via nos sites internet ou les prescripteurs (Travailleurs sociaux, etc.).
Pour aider nos contacts à rechercher des maisons de retraite ou des forfaits domiciliaires.
Transmettre ces demandes aux Maisons de retraite ou Services à domicile les plus susceptibles de répondre aux besoins de ces contacts, afin d'aider nos contacts dans leur prise de décision.
Assurer le suivi de ces demandes auprès des maisons de retraite ou des services à domicile.
Réaliser des enquêtes de satisfaction sur la base des solutions proposées.
Source des données :
Demande faite par une famille sur un site internet
Demande faite par une famille ou un prescripteur par téléphone
Demande reçue d'un prescripteur par écrit
Conversation téléphonique et échange de mails/fax/sms avec les familles/partenaires.
La typologie des données traitées de cette manière :
Données d'identification : Nom, prénom de la personne âgée et du contact, téléphone, email, adresse, âge de la personne âgée.
Données financières : budget et aspects financiers généraux à prendre en considération pour la prestation de notre service, comme demandé par nos contacts.
Données relatives à la santé : niveau de perte d'autonomie et autres aspects généraux de la santé à prendre en considération pour la prestation de notre service, à la demande de nos contacts.
Les destinataires des données : Les résidences pour nos aînés ou les Services Domiciliaires les plus à même de répondre aux besoins de ces contacts.
Durée de conservation des données personnelles : 5 ans
Autres droits de la personne : Conformément à la réglementation, les personnes doivent être informées de leurs droits, ce qui est l'objectif principal de cette documentation (explication donnée ci-dessus et ci-dessous).
Note sur les données de santé : Places Senior ne tient pas de dossier médical et ne joue pas le rôle d'intermédiaire entre la famille et l'établissement ou le service domiciliaire en matière de fourniture de dossiers médicaux.
3. Principes généraux de collecte et de traitement des données personnelles
Senior Places met tout en œuvre pour respecter la législation lors de la collecte et du traitement des données personnelles :
Tant en interne qu'en externe, avec nos partenaires (résidence pour nos aînés, services à domicile, etc.).
Tant au niveau informatique qu'organisationnel (protection des serveurs et des bases de données informatiques, gestion des procédures internes, gestion des autorisations, information des personnes...).
4. Droits des personnes
Les clients et contacts ont le droit de demander à Places Senior de respecter leurs droits en matière de traitement des données personnelles. Ces droits sont notamment les suivants :
Consentement/retrait du consentement
Droit d'accès
Droit de modification
Droit à l'oubli
Droit à la limitation du traitement
Ces droits sont conditionnés par le respect des éléments suivants :
La demande émane de la personne elle-même et est accompagnée
soit d'une copie d'une pièce d'identité à jour, soit est envoyée depuis l'adresse électronique indiquée dans la demande d'assistance.
La demande doit être transmise par écrit à l'adresse suivante : Places Senior By Retraite Plus, 14 Quai de la Marne 75019 Paris ou par courriel à : donnees-personnelles@retraiteplus.be
La demande doit indiquer avec précision l'objet exact de l'exercice de ses droits, conformément au règlement GDPR.
Conformément à la législation relative à la protection des données personnelles, les clients et contacts sont informés qu'il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée pour ses propres informations. Pour des raisons de sécurité, le service en question devra donc vérifier votre identité afin d'éviter de discuter avec un tiers de toute information confidentielle vous concernant.
Les clients et les contacts ont le droit de demander une copie de leurs données personnelles traitées par Retraite Plus. Toutefois, si une copie supplémentaire est demandée, Retraite Plus peut demander aux clients et aux contacts de payer pour ce service.
Si les clients et les contacts demandent une copie des données par voie électronique, les informations demandées seront fournies dans un format électronique actuellement utilisé, sauf demande contraire.
Les clients et les contacts sont informés que ce droit d'accès ne peut pas porter sur des informations ou des données confidentielles, ou des données dont la communication n'est pas autorisée par la loi.
Le droit d'accès ne doit pas être exercé de manière abusive, c'est-à-dire de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
Note importante sur le "Consentement".
Lorsqu'une personne fournit des informations (Nom, Prénom, Téléphone, email, lieu de la recherche, degré d'urgence, etc.), sur l'un de nos sites internet, par email ou autrement, pour lui permettre d'être assistée par Retraite Plus dans sa recherche de logement ou de services à domicile, et demande à être rappelée, elle donne explicitement son consentement au traitement des données personnelles qu'elle a fournies / des données qu'elle fournira ultérieurement à nos conseillers ou à tout autre collaborateur de Retraite Plus lors des conversations téléphoniques et des échanges de données par voie informatique ou téléphonique (email, sms, fax, etc.).
Toute personne a le droit, à tout moment, de révoquer son consentement au traitement de ses données personnelles, conformément à la législation. Retraite Plus s'engage à reconnaître ce droit dans les meilleurs délais.
5. Sous-traitance
Places Senior informe ses clients et contacts qu'elle peut désigner un sous-traitant de son choix pour traiter les données personnelles.
Dans ce cas, Places Senior s'assure que le sous-traitant respecte ses obligations au titre du GDPR, qu'il soit situé dans ou hors de l'Union européenne.
Places Senior s'engage à signer un contrat écrit avec tous ses sous-traitants et impose les mêmes obligations de protection des données que Retraite Plus suit. Par ailleurs, Places Senior se réserve le droit de procéder à des audits de ses sous-traitants afin de s'assurer du respect des dispositions du GDPR.
6. Sécurité
Retraite Plus définit et met en œuvre toute mesure de sécurité technique, physique ou logique qu'elle juge appropriée afin de lutter contre la destruction, la perte, l'altération ou la divulgation non autorisée de données de manière accidentelle ou illicite.
Ces mesures comprennent principalement les éléments suivants :
Politique de sécurité des systèmes d'information.
Gestion de l'identification et des autorisations d'accès aux données
Mesures de sauvegarde et d'archivage
Plan de reprise après sinistre
Audits de sécurité
7. Violation de données
En cas de violation de données personnelles, Places Senior s'engage à notifier la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si cette violation présente un risque significatif pour les clients et contacts et que les données n'ont pas été protégées, Places Senior devra :
Notifier les clients et contacts concernés
Fournir les informations et recommandations nécessaires aux clients et contacts concernés.
8. DPO - Délégué à la protection des données
Places Senior a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
Le DPD (délégué à la protection des données)
Places Senior By RETRAITE PLUS
14, Quai de la Marne 75019 Paris
Courriel : donnees-personnelles@retraiteplus.be
Tél : 438 701-3371
Si des données personnelles doivent être retraitées, Places Senior saisira dans un premier temps le délégué à la protection des données.
Si les clients et contacts souhaitent obtenir des informations spécifiques ou poser une question précise, ils peuvent contacter le délégué à la protection des données, qui répondra à la question posée ou fournira les informations nécessaires dans un délai raisonnable.
En cas de problèmes liés au traitement des données à caractère personnel, les clients et les contacts peuvent contacter le délégué à la protection des données désigné.
9. Registre des traitements et analyse d'impact
En tant que responsable du traitement des données, Retirement Plus s'engage à tenir un registre à jour de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou une application listant l'ensemble des traitements effectués par Places Senior, en tant que Responsable de traitement.
Places Senior s'engage également à préparer une analyse d'impact des risques liés aux données personnelles.
Places Senior s'engage à fournir à l'autorité de contrôle, dès réception de la demande initiale, les informations permettant à ladite autorité de vérifier la conformité du traitement à la législation en vigueur en matière de traitement des données.
10. Droit d'introduire une plainte auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés)
Les clients et les contacts qui ont des préoccupations concernant le traitement de leurs données personnelles ont le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, s'ils estiment que leurs données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation européenne en matière de protection des données.
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